2014.04. ASANSÖRÜN OLUŞMASI 1. BÖLÜM (KURUMSALLAŞMANIN ÖNEMİ) Asansör Dünyası
BURSA HAS ASANSÖR ENDÜSTRİ MESLEK LİSESİ EĞİTİM ÇALIŞMASI
ASANSÖRÜN OLUŞMASI 1. BÖLÜM (KURUMSALLAŞMANIN ÖNEMİ)
Bursa Has Asansör Endüstri Meslek Lisesi laboratuar kurma çalışmaları esnasında, BURSAD Dernek Yöneticilerimiz ve laboratuar kurulum faaliyetine katılan arkadaşlarla yaptığımız bir görüşmede, “laboratuar açılışına siz çalışmaları yetiştirin, bende bir seminer yaparım” demiştim. Ancak açılışta Bursa dışından gelen arkadaşların çokluğu nedeniyle açılış esnasında bu tür bir çalışma yapma fırsatı bulamamıştık. Açılıştan sonra Dernek yönetimi bana bu konuşmayı hatırlattı. Söz vermiştin dediler. Bende sözümü yerine getirmek istedim. Daha önce MMO İzmir Şubesi Sürekli Eğitim merkezinde yaptığımız eğitimin bir benzerini Bursa’da yaptık. BURSAD önderliğinde ve MMO Bursa Şubesinin ve Okul Yönetiminin katılımıyla bu çalışmayı gerçekleştirdik. Günün koşullarına göre önemli olduğunu düşündüğüm konulardan güncel bir seminer oluşturmaya çalıştım.
Genelde yaptığımız eğitimlerin konuları teknik ağırlıklı sunumlardır. Son dönemde kurumsallaşma ile ilgili sunumlara ağırlık vermemizin dikkat çektiğini görüyorum. Eğitimlerde daha çok teknik sunumlara alışmış arkadaşlarımızın, ilk başlardaki tedirginliğini de normal karşılıyorum. Ama zaten sunumun ilerleyen saatlerinde teknik personelin beklediği konuları işliyoruz. Onların ilgilendiği konular üzerinde de zamanın müsaade ettiği kadarıyla genişçe durmaya çalışıyoruz. Ama bu arada önemli olan firma yapılanmaları konusunun yeteri kadar konuşulmadığı ve üzerinde durulmadığı düşüncesindeyim. Bu yüzden eğitimlere sadece teknik personeli değil, idari personeli ve patronların kendilerini de özellikle davet ediyoruz.
Türkiye’de 800 den fazla Modül H kullanan firmanın olduğu, hepsinin de TS ISO 9001 işlettiği ve buna göre belgelendirildiği düşünülürse, benim söylediğim söz biraz havada kalmış gibi düşünülebilir. Çünkü ISO 9001 işleten ve bunu işlettiğini, asansör konusunda uzman olan bir Onaylanmış Kuruluşa denetlettirip belgelendiren bir kuruluşa, kurumsallaşma konusunda iyi değilsiniz demek teorik olarak çok doğru olmaz. ISO 9001, temel olarak bir firmada uygulanmaya başlamış ise, kurumsallaşmanın temellerinin atıldığının göstergesidir. Eğer bu sistemin firmada oturtulduğu ve uygulamanın süreklilik gösterdiği resmi olarak belgelendirilmiş ise (Onaylı ve yetkili bir denetim kuruluşundan ISO 9001 sertifikası alınmış ise), genelde bu firmanın kurumsallaşma yolunda da epey yol aldığı düşünülebilir. Bunun doğru olmasını gerçekten çok isterdim. ISO 9001 uygulamasının firmalarda beklenen kurumsallaşmayı yaratamamasının nedenlerini tartışmayacağım, bunu hepimiz biliyoruz ama bu fiili durum sektörümüzde zorunlu olarak yaratmamız gereken sistemin oluşmasına engel teşkil ediyor.
Eskiden askerlerin sırt çantalarına diş fırçası konurmuş. Bir teftişte komutan Mehmed’in çantasındaki fırçanın ne olduğunu sorunca “teftiş fırçası komutanım” demiş. Çantamızda teftiş için diş fırçası bulundurmamız, dişlerimizin temiz olacağı anlamına gelmez. Temiz diş için diş fırçasını kullanmak gerekir. Aynı şekilde bilgisayarlara yüklenmiş ama işletilmeyen bir ISO 9001 sisteminin de firmaya bir faydasının olmayacağı açıktır. Sistemin faydaları
kavranmamış ise, teftiş fırçası gibi denetimden denetime ortaya çıkarılır, denetçilerde gelir denetler, onaylar ve giderler. Kimin kimi kandırdığı çok açık ortada olmasa da bu yapının sektöre, firmaya ve bizlere bir faydasının olmadığı açıktır. Bu sistemin firma için bir gereklilik olduğunun farkına varılması çalışmaları yaygınlaştırılmalıdır.
Önce firma yapısının değişmesi gerektiği ve bunun bir sistematik içinde yapılmasının artık bir zorunluluk olduğunu firmalarımıza kabul ettirmemiz gerekiyor. İş bilmek, işletme olmak için gerekli bir şart olup yeterli şart değildir. Bunu MMO İzmir Eğitimi* ile ilgili yazımda daha açık belirtmeye çalışmıştım. Burada en büyük sıkıntı, şirket içindeki yapılanmalara müdahil olamamamızdır. Özellikle aile şirketlerinde durum daha da vahim bir durumdadır. Çünkü geçmişte yaptıkları ile şirketi bir yere getirmiş, uyguladıkları yöntemin doğruluğu fiilen ortada olan eski bir yönetici kuşak vardır. Şirket bu hale geldiyse, başarı ortada ise, kim şimdi bazı şeylerin farklı olması gerektiğini, eskisi gibi gitmenin yanlış olacağını öne sürebilir ki. Yeni kuşağın işinin ne kadar zor olduğu ortadadır. Geçmiş tekniklerde başarısı şüphe götürmeyecek şekilde kanıtlanmış, kemikleşmiş düşünceleri olan bir eski kuşağa karşı, yapacaklarının ne sonuç vereceği bilinmeyen tecrübesiz, üstelik başarının mimarı olmayan bir yeni kuşak. Böyle bir ortamda değişimin yani kurumsallaşmanın ne kadar zorlu bir yoldan geçeceğini tahmin etmek zor olmasa gerek. Bu sadece aile şirketleri için geçerli bir durum değildir. Bütün büyüme trendine giren küçük ve orta büyüklükteki işletmelerde karşılaşılan bir sorundur. Kabuk küçük gelmeye başladığı an, aynı sorunlar çözüm için kapıda sıraya girecektir.
Muhakkak ki her firma girişimci bir lider ile başarıya ulaşabilir. Teknik bilgi, eğitimle elde edilebilir bir özelliktir, çok çalışırsanız, azim sahibi iseniz sahip olursunuz. Ancak liderlik, girişimcilik, riskleri göze alarak bir firmayı kurabilme ve onu yönetebilme, farklı bir beceridir. Bildiğim kadarı ile bunun okulu da yok. Bu insanın içinde olan bir özelliktir, bu özelliği olanlar bu yola girerler ve firmalarını bir yere getirme çabasını sürdürürler. Tabi ki bu yola çıkanların çok azı başarılı olmaktadır ama bizler şu an bu sınavda başarılı olanları görüyor ve biliyoruz. Girişimci ve lider ruhlu olan, üstelik zorlu bir sınavdan geçerek görevlerini başarmış bu insanları takdir etmemek mümkün değildir. Hepsini saygıyla karşılıyorum. Bu çabaları sonucunda firmayı bir yere getirme becerisini göstermişlerdir. Ancak o “bir yere” gelindiğinde yol ayrımına gelinmiş demektir ve bir karar vermek gerekir. Çünkü çekirdekten gelen, işin tekniğini bilen, esnaf özelliği olan liderle ve yöntemiyle gelinebilecek “o yere” gelinmiştir artık. Bundan sonrası için aynı teknikle büyümeye devam etmek mümkün olmayacaktır. Firma eğer aynı klasik atölye sistemi ile devam edecekse bu haliyle kalmalıdır. Çünkü bu yönetim yapısıyla, üretime devam edebilmek ve karlılığı koruyabilmek için, firma büyüklüğünün de gelinen o seviyede kalması gerekmektedir. Bu da seçilebilir, olası bir yol ve çözümdür. Ama diğer yol seçilip büyümeye devam edilecekse, atölyecilik düşüncesi ile yola devam edilemeyeceği bilinmelidir. İşletme olmanın kuralları, atölye çalışmasının alışkanlıklarından ve kurallarından çok farklıdır, üstelik işletmeler çok hata kabul etmezler.
Sayın Berrak Dalkılıç Çekin’in Caretta Kitapları’dan yayınlanan “Aile Şirketlerinde Kurumsallaşma” kitabından** bir alıntı yapmak istiyorum.
“Girişimciler tek bir sandalye, masa, bütün bilgi birikimleri ve kendi öz kaynakları ile şirketi kurarlar. Şirket kurmalarındaki tek amaç, kendi bildikleri işi üretip satmaktır. İkinci el makinalar, bir mühendis ve ustadan ibaret olan küçük bir atölyede her iş ile kendisi ilgilenerek yüksek performans sergilerler. Fakat işler belirli bir hacme ulaşınca, bir iki iş ile başarı sağlanan şirkette, işleri yetiştiremezler. Böylelikle, her KOBİ’nin sorunu olan finansman, teknik ve yönetim alanında yetersiz kalınır……Önemli olan, girişimci ruhu ile beraber, kurumsallaşma temellerini oluşturmak ve bu konu ile ilgili profesyonellerle çalışarak şirketi başarıya taşımaktır. Başarı temellerini girişimciler oluşturur. İkinci kuşak ve profesyoneller ile güçler birleştirilerek başarılara imza atılır”
Eski kuşak şirketi kendi yöntemleri ile bir yere getirmiştir, yeni kuşak ise daha farklı bir çalışmanın olması gerektiğinin farkındadır. Birisi geçmiş başarıları ve firmanın geldiği yeri örnek gösterirken, diğeri öğrendiği yeni yöntemleri ve işletmeciliği öne sürmektedir. Genç kuşakta daha farklı bir şeyler yapma, firmanın yapısını değiştirme isteği mantıklı ve doğru bir destekle yönetilebilirse, firma için olumlu bir ikinci dönem başlayabilir. Aile şirketlerinin bitmeyen kavgasının başladığı nokta hep burası olmaktadır. Bu geçişi az sancılı başarabilen firmalar yeni döneme ayak uydurabilecek ve büyümeye devam edebileceklerdir. Diğerlerinin büyüme hikâyesi başarılı olamaz, ya değişme isteğine karşı çıkarlar ve akılcı olarak kendi hacimlerini yönetim şekillerine uygun büyüklükte korurlar yahut da ısrarla aynı yöntemle büyüme gayreti içine girerler ki şartları yerine getirilmemiş bir büyümenin sonuçları iyi olmamaktadır. Biraz etrafımıza bakarsak kendi sektörümüzden bile çok fazla kötü örnek göreceğimizden eminim.
Bu düşünceler altında eğitim konusunu firmalardaki kurumsallaşma üzerine seçtik. Kurumsallaşmanın önemi üzerinde durduk. Neden kurumsallaşmalıyız ve nasıl kurumsallaşabiliriz sorularına cevap aramaya çalıştık. Aslında bir firmanın ilk önce kendi kendine işini ve yönetim yapısını düşünmesi gerektiğini, bütün dikkati “iş almaya” vermenin firma için karlılığı oluşturmayacağını, işin yapılma şeklinin ve maliyet hesaplarının da en az iş almak kadar önemli olduğunu belirtmeye çalıştık. Bu sıra ile firmanın;
- İş alma stratejisinin olması gerektiği (Pazarlama satış),
- Alınacak iş için uygulanması gerekli işlemlerin sırasının çıkarılması gerekliliği,
- Maliyet analizi yöntemi oluşturması gerekliliği,
- Bunun için önce firma idari giderlerini gerçek değerleri ile bilmesi gerekliliği,
- Yapılacak işin tasarımının detaylı olarak nasıl yapılabileceği,
- Satın alma ve depolama işlemlerinin nasıl planlanabileceği,
Üzerine özet bir sohbet yaptık. İş güvenliği, montaj ve son kontrol bölümleri başka bir sohbette konuşulmak üzere ileri bir tarihe atıldı. Amacımız yöntem belirleme değil, konulara dikkat çekme ve bunların yapılabilir şeyler olduğunu göstermek idi.
Burada esas yapmak istediğimiz şeyin, bizlerin “proses” olarak isimlendirdiğimiz bu işlem sırasının, firmanın faydasına olacak şekilde kendi bilgi ve çıkarları doğrultusunda, kendilerinin değerlendirmesi gerektiğidir. Her firma kendine özeldir ve yapılanma olarak hiçbir başka firmaya benzemez. Bu işlemlerde o firmanın yönetim yapısına, insan kaynaklarına, alışkanlık ve imkânlarına bağlı olarak o firmaya özel düzenlenmiş olmalıdır.
Hiçbir firma için hazır yazılmış “paket proses” tanımları olamaz. Yoksa üç numara büyük pantolon gibi ne belde kemer tutar nede yerlerde sürünmesine engel olabilirsiniz. ISO 9001 dosyaları içinde “proses” olarak her firmanın bilgisayarına zaten yüklenmiş olan bu işlemlerin, aslında bir külfet olmadığı, firma ihtiyacına göre düzenlenirse firmanın karlılığı ve düzeni için atılmış güzel adımlar olacağını anlattık. Kurumsallaşmanın yolunun da buradan geçtiğini, önce en basitinden şu bizim meşhur ISO 9001’lerin gerçekten uygulanmasının önemini vurgulamaya çalıştık. Proses denen şeylerin bizim işlem sıralarımız olduğunu, lüzumsuz, külfetli kırtasiye işleri olmadığını, bunların firmalar için nasıl uygun şekilde düzenlenebileceğini örnekleri ile vermeye çalıştık. Bu örnekleri verirken de teknik konuları bolca konuştuk, en azından uyuyan sayısını en aza indirmeyi başardık diyebilirim.
Bu sunum için BURSAD Yönetim Kurulu özverili bir çalışma yürüttü. Okul Yönetimimiz çalışmalara büyük gayretle katıldı ve okul imkânlarını bizlere sundu. Sektör mensuplarımız ve Oda mensuplarımız eğitime ilgi gösterdi, ayrıca sabırla sunumun sonuna kadar kaldılar. Karşılıklı soru cevaplar bütün sunum boyunca devam etti, hareketli bir sohbet oldu. Bende çok zevk aldım. Bursa’da arkadaşlarımla, meslektaşlarımla, hocalarımızla, öğrencilerimizle olmaktan çok mutlu oldum. Emeği olan herkese tekrar teşekkür ederim. Umarım faydalı bir çalışma olmuştur.
Serdar Tavaslıoğlu
Elk. Müh.
- MMO İzmir Şubesi Sürekli Eğitim Merkezi Eğitimi “Kurumsallaşmanın Önemi”
**Berrak Dalkılıç Çekin “Aile Şirketlerinde Kurumsallaşma, Pembe Çantalı Kızın Hikayesi” Caretta Kitapları 134 İstanbul Ekim 2013