2014.01 FİRMALARDA KURUMSALLAŞMANIN ÖNEMİ Asansör Dünyası

FİRMALARDA KURUMSALLAŞMANIN ÖNEMİ

Türkiye’de ilk sanayinin kurulması çalışması ile birlikte küçük atölyeler de sanayi içinde yerlerini almaya başladı. O dönemlerde iş bilen kişi bulmak oldukça sorundu. Küçük işletmelerde sanayinin günlük işleri çözülmeye çalışılıyordu. İşi yapacak kişiyi bile bulabilmek büyük şans sayılıyordu. Bazı işlerin çözümü ancak büyük merkezlerde yapılabiliyordu. İşte böyle bir dönemde iş bilmek bir ayrıcalıktı ve iş öğrenip kendi başına götürebilecek seviyeye gelenlerin kendilerine ait bir “dükkan” açmaları da doğal bir hak olarak görülüyordu. Güçlü bir sanayinin ve devlet örgütlenmesinin olmadığı dönemlerde bu çözüm geçim için bir çıkış yoluydu. İş bilenlerin işyeri sahibi olmasının doğal bir hak olarak görüldüğü “Atölyeler dönemi” veya “usta patronlar” dönemi sanayinin gelişmesinde önemli bir adımı oluşturmaktadır.
Sanayinin ilk oluşmaya başladığı bu dönemde işyerlerinin açılması ve insanların çalışıyor olması, zanaat öğrenilmesi ve bunun yaygınlaştırılması esas hedef olarak görülmüştür. İşi olanda işini yaptırmak için, iyi kötü demeden işi bilen kişilere gitmiş ve işinin yapılmış olduğuna razı olmuştur. Bu dönemde ne devletin sıkı bir mali denetimi, ne iş güvenliği nede müşteri memnuniyeti gibi şartlar söz konusu değildir. Atölyelerin çalışır durumda olması hedeflenmiş ve teşvik edilmiştir. Ancak günümüzde artık bu tür bir iş düzeni geçerliliğini yitirmektedir. Hukuk olarak sadece işyeri açılması yeterli görülmemekte, her gün gelişen iş güvenliği şartlarına ve devletin mali yapısına uyum ana şart olarak gündeme getirilmektedir. Ayrıca artık her konuda işi bilen eskisi gibi az sayıda değildir ve müşteri memnuniyetini ve fiyatta rekabeti oluşturmak gerekmektedir. Yani atölyeler “işletme” olma zorunluluğu ile karşı karşıyadır. Günümüzde işi bilmek tek yeterli şart olmaktan çıkmıştır.
Bir işletme günümüz şartlarında iş yerini yürütebilmek için işi bilme ana şartı yanında işletmeciliği de bilmek zorundadır. İşletmecilik kabaca, işi profesyonelce idare etme, herkesin mesleki tatmini oluştururken, rekabet şartlarında işletmenin para kazanabilmesini sağlayabilme sanatıdır. İşin teknik yanı ayrı bir bilgi bölümü, ancak işin idari ve mali yönü en az o kadar önemli ayrı önemli bölümleridir. İşletmecilik bir bilim dalıdır, yöntemleri belirlenmiş ve uygulanması işletme için zorunlu kurallardan oluşan, basit matematik temelli bir bütün yumağıdır. Çok farklı yöntemlerle anlatılsa da sonuç hep aynı yere gelir. İşletmeye giren para ile çıkan para arasındaki fark işletmenin geleceğini belirler. Aradaki fark artı ise işletme yürür, eksi ise işletme hayatına devam edemez. Öyleyse şu basit formül yazılabilir. (giren – çıkan= kalan)
Bu formülde işletmeye giren para konusunda genelde sıkıntı çekilmez, çünkü o bilinen belirli ve hedeflenmiş bir rakamdır. Ancak çıkanlar konusunda aynı belirginlik her zaman sağlanamamaktadır. Muhasebesini kurumsallaştırmış ve her türlü kazanç ve harcamasını resmileştirmiş işletmelerde bile, senenin belirli bir zamanında giren ve çıkan arasındaki durumu tespit edebilmek pek mümkün olmamaktadır. Geçmiş atölye alışkanlığı ile iş yapan küçük ve orta işletmelerde ise bu çoğunlukla üzerinde kafa bile yorulmayan bir konudur. Atölyecilikten veya taşeronluktan gelme alışkanlık ile “iş alındıkça para kazanılır” düşüncesi, bütün dikkati iş almaya yöneltmektedir. Ancak geçmişte
harcama olarak sadece iş yerindeki çırağın ödemesini yapıp, iş gücü olarak da kendi emeğini ortaya koyan usta için atölyeye giren her para büyük oranda kar anlamına geliyordu. Halbuki artık büyüyen işyerinde eskiden farklı olarak pek çok çalışan ve çırakları olduğu gibi, işin yapılabilmesi için idari ve teknik personel, mali sorumluluk harcamaları (sigorta, muhtasar, amortisman, vb.), nakliyeler ve teknik sorumluluk harcamaları (belgelendirmeler, yetki belgeleri, projelendirme ücretleri, vb), iletişim harcamaları (telefonlar, sekreterler vb.) ve daha başka harcamalar ortaya çıkmıştır. Maliyet analizinde bunlar dikkate alınmalıdır. Artık işin içinde doğrudan üretimin içinde yer almayan ama üretimin devamını sağlayan başka faktörler yer almaktadır.
Yukarıda yazdığımız basit formülde “çıkan” kısmı tam olarak hesaplanmalı ve her harcama için “giren” kısmında bir karşılık oluşturulmalıdır. Maliyeti oluşturan bilinen ana kalemler malzeme maliyeti, işçilik, sarf malzemeleri, nakliyeler olarak belirlemek ve üzerine kar koymak çokta doğru bir yaklaşım olmaz. İdari gider olarak yukarıda yazdığımız kalemler küçük ve orta boy işletmeler için önemli bir yüktür ve muhakkak ki gelir kaleminde bir karşılık konması gerekir. Yani maliyet analizinin içine idari gider payı muhakkak konmalıdır. İşletmede her giderin gelirde bir karşılığı olmalıdır, aksi durumda bu giderler kar denen kısımdan karşılanmaya başlar ki, aslında çoğu zaman kar diye yazılan miktarın üstünde tutan bu giderler, bir zaman sonra işletmede açıkların oluşmasına ve giderek büyümesine yol açmaktadır. Gerçekte bilfiil yapılan bu harcamaları yok saymak veya onları maliyet içine almamak, bu harcamaların yapılmayacağı anlamına gelmez. Sadece işletme kendisini aldatır, kendi sonunu hazırlar. Son dönemde çoğunlukla da yaşadığımız budur.
Birçok arkadaşımız, bu kadar çok iş varken ve firmalar ağzına kadar işe boğulmuşken neden hala fiyatların dipten kurtulamadığını soruyorlar. İşletmelerde idari giderleri hesapladığınız zaman küçük ve orta büyüklükteki işletmelerde iş miktarına göre ortalama asansör başı 2000 YTL ile 5000 YTL arasında idari giderlerle karşılaşıyoruz. Hâlbuki birçok küçük işletme işi alabilmek için idari gideri maliyete koymadığı gibi, karlılık olarak ta 1500-2000 YTL gibi bir ek fiyatlandırma yapıyor. Bu durumda asansörü aldığı fiyata işletme için bir karlılık sağlaması mümkün olmuyor. Bunu firmada konuştuğumuzda ise gelen cevap “Öyle yaparsak iş alamayız” oluyor. İşte sorunun en önemli noktası burasıdır. Taşeronluk veya atölye döneminden gelen alışkanlıkla “iş alma” olursa işin devam edeceği ve para kazanılacağı düşüncesinden uzaklaşılmalıdır, zorunlu olan işletmenin para kazanmasıdır. Gerçek maliyeti bilmeden veya doğru hesap yapmadan yapılacak satıştan kar beklenmemelidir. Önemli olan iş almak değil, kar etmektir, para kazanmaktır. Gerçekten kar yapmadığınız, para kazanmadığınız bir işi almamalısınız. Daha öncede söylediğimiz gibi bu basit bir hesaptır. “Giren – Çıkan: Kalan “. Kalan eksi olmaya başladığı zaman, işletmenin açığını kapatmak için taze para ihtiyacı ortaya çıkar ve yeni alınan iş ile eski hesapları kapatma zorunluluğu oluşur ki esas tehlike budur. Bu durumda yeni iş almak zorunluluğu firmayı zararına da olsa işi almaya mecbur bırakır. İşletme için tehlike çanları çalmaya başlamıştır. Her zaman karlı iş yapılmayabilir, ama esas olan bunun farkında olmaktır. Bizi korkutan farkında olmadan zararına iş yapmaktır. Bugün birçok firmanın taze para ihtiyacı ile iş kapasitesi dolu olmasına rağmen iş alabilmek için düşük fiyat vermesi altında bu sebep yatmaktadır.
Firmalarda bir işletme yapısının oluşması için ilk yapılması gereken, firmanın bütün dikkatini iş alma hedefinden biraz uzaklaştırması ve içine dönüp iç örgütlenmesini gözden geçirmesi olmalıdır. Ne yaparsak en verimli ve güvenli şekilde çalışabiliriz, rekabet gücümüzü artırıp, işletmeyi karlı hale getirebiliriz diye, kendi yapısını günün şartlarına nasıl uygun şekilde örgütleyeceği üzerinde çalışmalıdır. Bunun için firmada bilinçli bir çalışmanın yürütülmesi gerekir. Her işletme;

1. Kuralları belirlenmiş bir yönetim ve görev yapısı kurmalı,
2. İşgücünü ve kaynaklarını yönetme şeklini belirlemeli,
3. Üretimi planlamalı ve uygulamalı,
4. Kendini devamlı şekilde kontrol etmeli ve sonuçlarını değerlendirmelidir.
   Bunu yapmanın çok çeşitli yöntemleri bilinmektedir. Çok profesyonelce hazırlanmış üst seviye çözümlerde mevcuttur, başlangıç için temel olarak hazırlanmış yöntemlerde mevcuttur. Firmalarda kurumsallaşmanın oluşturulması, en genel yollardan birisi olan TS ISO 9001 Standardı uygulanarak da yapılabilir. Ancak bu standart konfeksiyon bir çalışma olmaktan çıkarılmalı, firma iş yapısına uygun ve firma ihtiyaçlarını karşılayacak, firmaya özel bir çalışma haline getirilmelidir. Burada birinci aşama firma süreçlerini (proses) belirleyip, firmaya uygun bir kural yapısının oluşturulması olarak alınmalıdır. Firmanın ihtiyacına cevap vermeyen her işlem bir yük olarak görülüp, işletmede sümen altı yapılmaya mahkumdur.
   Bu düşünce içinde asansör firmalarında ana süreçlerden olan, satış, tasarım ve pazarlama süreçlerinin nasıl ele alınabileceği ve maliyet çalışmalarının nasıl düzenlenebileceği konusunda bir eğitim yapılması ihtiyacı doğdu. Bu eğitimi de yeni açılan MMO Sürekli Eğitim Merkezinde yapmayı düşündük. Hem eğitim yapmayı hem de merkezimizi tanıtmayı hedefledik. Bu merkezde asansör mühendislerinin ve firma teknik personelinin eğitimini hedefliyoruz. Ayrıca Ustalık Belgesi çalışmaları da yapılabilecek. Yaptığımız eğitimin güzel geçtiğini düşünüyorum. Eğitim sonunda birçok arkadaşımız meseleye bu yönden bakmanın gerekliliğini daha iyi kavradıklarını dile getirdiler. Bu eğitimleri tekrar yapmayı planlayarak eğitimi bitirdik.
   Yeniden bir arada olmak dileğiyle.
   Serdar Tavaslıoğlu
   Elk. Müh.